Le module Devis suit une demande de bout en bout : le client la fait depuis votre site, vous lui répondez par un devis chiffré, il l'accepte en ligne d'un clic, et le devis devient une facture. Plus besoin de répondre depuis votre boîte mail : tout reste au même endroit.
Choisir les questions posées
Cochez les questions que le formulaire de votre site pose au visiteur : la prestation souhaitée, la date, le lieu, le nombre de personnes ou de parts, les parfums, la livraison ou le retrait (avec l'adresse), le budget, et même une photo d'inspiration. Vous recevez une demande que vous pouvez chiffrer tout de suite, au lieu d'un « bonjour, vos tarifs ? ».
Avec la question « Date souhaitée », fixez un délai minimum (une semaine pour un gâteau sur commande, par exemple) : le calendrier du formulaire grise les jours trop proches, et une demande pour une date trop proche est refusée.
Avec la question « Prestation souhaitée », écrivez la liste de vos prestations (une par ligne) : le visiteur choisit dans cette liste, et votre devis démarre avec la bonne ligne.
Dans le même onglet, réglez vos habitudes : la durée de validité de vos devis, l'acompte que vous demandez d'ordinaire, et vos conditions (reprises sur chaque nouveau devis).
Répondre par un devis
- 1Cliquez « Faire un devis » sous la demande
Le nom et l'email du client sont déjà remplis, l'objet aussi, et ce qu'il a précisé : nombre de parts et parfums dans la première ligne, une ligne « Livraison » à chiffrer et son adresse s'il se fait livrer. Pour un client qui vous a appelé, partez de « + Nouveau devis » dans l'onglet Mes devis.
- 2Chiffrez vos lignes
Désignation, quantité, prix, et le taux de TVA si vous la facturez : exactement comme une facture. Le total se calcule au fur et à mesure.
- 3Réglez la validité et l'acompte
La date jusqu'à laquelle votre prix tient, et le pourcentage d'acompte demandé à l'accord (laissez vide si vous n'en demandez pas).
- 4Cliquez « Envoyer au client »
Le devis reçoit son numéro (D-2026-0001…) et part par email avec un lien. À partir de là il ne se modifie plus : pour changer un prix, cliquez « Changer le prix (nouvelle version) », qui retire l'ancienne version.
Ce que voit votre client
- -Votre devis complet, à votre nom, qu'il peut imprimer ou enregistrer en PDF.
- -Un bouton « Accepter le devis » : il tape son nom et coche une case, ce qui vaut « bon pour accord ». La date et l'heure de son accord s'impriment sur le devis.
- -S'il préfère refuser, il peut vous laisser un mot : vous le lisez sur le devis, dans votre espace.
- -Si vous demandez un acompte et que votre compte de paiement est branché, il le paie juste après avoir accepté. L'argent arrive sur votre compte, sans commission de notre part.
Vous êtes prévenu par email et par notification dès qu'il accepte ou refuse. Sans réponse au bout de 7 jours, il reçoit une relance, une seule fois (vous pouvez la couper dans les réglages).
Du devis accepté à la facture
- 1L'acompte
Payé en ligne, il est enregistré tout seul. Reçu par chèque ou virement, cliquez « J'ai reçu l'acompte ». Dans les deux cas, une facture d'acompte est émise et marquée payée.
- 2Cliquez « Faire la facture »
Un brouillon de facture reprend les lignes du devis, et déduit l'acompte déjà réglé. Relisez-le dans Factures clients, puis émettez-le.
Un client vous a donné son accord sur papier ou au téléphone ? Cliquez « Accord reçu autrement » : le devis passe en accepté, et le document indique que c'est vous qui l'avez enregistré.
Certains métiers (travaux dans un logement, dépannage…) doivent porter des mentions supplémentaires sur leurs devis. Écrivez-les dans vos conditions, et demandez à votre comptable lesquelles vous concernent.